Les demandes sont adressées par le biais du portail électronique au secrétariat qui accuse réception ou peut exiger des renseignements complémentaires. Tous les dossiers complets sont examinés ensuite par la Commission. Celle-ci décide définitivement, après avoir soumis les dossiers au Conseil d'Etat.

La notification de toute décision (positive ou négative) intervient par lettre. En cas de décision positive, cette notification précise les modalités de versement du montant octroyé, l'obligation d'en faire mention dans les livres du bénéficiaire et de fournir les justificatifs des dépenses.

La décision est motivée. L'obtention d'une contribution financière n'est pas un droit. Il s'agit d'une aide ponctuelle et pas nécessairement reconductible.

L'administration fédérale des contributions précise que les contributions de la Loterie Romande "doivent être considérées comme des subventions au sens de la loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée; elles conduisent en règle générale à une réduction du droit à déduction de l'impôt préalable auprès du bénéficiaire s'il est contribuable TVA". Cette précision ne change rien sur le fond à la pratique en vigueur depuis de nombreuses années.

Toute question à ce propos doit être adressée directement à l'Administration fédérale des finances. Le lien vers la documentation officielle se trouve à droite.

D'entente avec les bénéficiaires, les contributions financières peuvent être mentionnées dans leur documentation, leur plaquette ou autres. Des logos appropriés sont à leur disposition (voir rubrique "logos").