Chaque demande envoyée doit être accompagnée de divers documents.

Liste non-exhaustive des pièces du dossier :   (pas de formulaire à remplir)

• Une demande en bonne et due forme avec mention du montant précis sollicité auprès de la Loterie Romande
• Un descriptif détaillé du projet
• Les statuts de l'organisation, datés et signés
• La liste des membres du comité de l'organisation, pour l'année en cours
• Les comptes, le bilan et le rapport des vérificateurs des comptes de l'année écoulée
• Le dernier rapport d'activité de l'organisation
• Le budget détaillé de l'organisation pour l'année en cours (fonctionnement) et le plan de financement détaillé y-relatif
• Le budget détaillé du projet en particulier
• Le plan de financement, avec la liste des autres institutions sollicitées et les montants (en cours, obtenus, refusés)
• Un bulletin de versement libellé au nom de l'organisation 

Traitement des demandes :

Les répartitions sont trimestrielles.

Les demandes peuvent être déposées en tout temps.

Tous les dossiers complets sont examinés. Le délai de traitement varie entre trois mois et une année.

Les compléments d'informations doivent être remis à la Conférence des présidents des Organes de répartition dans les trois mois qui suivent la demande, sans quoi le dossier est classé sans suite.

Les demandes sont adressées au secrétariat, qui accuse réception et demande, si nécessaire, les informations complémentaires. Le secrétariat transmet les demandes aux présidents qui examinent les dossiers, sur la base de critères formels, quant à l'opportunité d'octroi et au montant à proposer. La Conférence formule un préavis d'octroi à propos de chaque dossier (la règle de l'unanimité prévaut). Il peut consister en une acceptation, un refus, un report pour complément d'informations ou une contre-proposition.

Décisions :

La notification de toute décision (positive ou négative) intervient par lettre. Cette notification précise les modalités de versement du montant octroyé, l'obligation d'en faire mention dans les livres du bénéficiaire et de fournir les justificatifs des dépenses.

La décision n'est pas motivée et ne fait mention d'aucune voie de recours à son encontre ; d'une part, l'obtention d'une contribution n'est pas un droit et, d'autre part, il s'agit d'une aide ponctuelle et pas nécessairement reconductible.

Et après ?

Selon la Loi fédérale sur la TVA (LTVA) et la pratique de l'Administration fédérale des contributions (AFC), les versements opérés par la Conférence des présidents des Organes de répartition de la Loterie Romande sont qualifiés de subventions au sens de la TVA et non pas de dons. Par contre, les bénéficiaires sont invités à mentionner l'aide obtenue dans leur documentation, leur plaquette ou autres. Des logos appropriés sont à la disposition des bénéficiaires, voir rubrique « logos ».

Après l'obtention d'une contribution, les bénéficiaires doivent fournir l'attestation des vérificateurs/contrôleurs aux comptes relative à l'utilisation de cette contribution (le pdf peut être téléchargé ci-contre).