NOUVEAUTE : depuis août 2021, les demandes de contribution doivent nous être adressées sous forme digitale. Merci de prendre contact avec le secrétariat, pour qu'il puisse vous faire parvenir les données liées à votre institution. 

Chaque demande, envoyée au plus tard 4 mois avant le début du projet, doit être accompagnée de divers documents, dont voici une liste non-exhaustive :

• une demande en bonne et due forme avec l'articulation du montant sollicité
• un descriptif détaillé du projet
• les statuts de l'organisation, datés et signés
• la liste des membres du comité de l'organisation, adresses, téléphones et e-mail
• les comptes, y compris bilan, et le rapport des comptes de l'année écoulée
• le rapport d'activité de l'organisation
• le budget de fonctionnement et le budget concernant la demande en particulier
• le plan de financement du projet, avec le nom des institutions sollicitées et les montants demandés ou octroyés
• un bulletin de versement libellé au nom de l'organisation

et, selon l'objet de la demande :

achats, transformations, rénovations, etc.

• devis établis par des professionnels

spectacles, concerts,  etc.

• programme
• curriculum vitae des artistes professionnels
• confirmation des salles de représentation
• contrats signés avec les artistes
• demande(s) adressée(s) aux autres organes de répartition de la Loterie Romande

lieux d’accueil parascolaire

• copie du bail à loyer
• autorisation du service cantonal des mineurs et des tutelles
• subvention

édition

• copie du contrat entre le(s) auteur(s) et l’éditeur

Les requérants concernés sont rendus attentifs au respect de la législation sur les droits d'auteur.

En ce qui concerne les demandes relatives à l'enregistrement d'albums, elles doivent nous parvenir idéalement 4 mois avant l'enregistrement prévu. 

Traitement des demandes :

Les répartitions sont trimestrielles.
Tous les dossiers complets sont examinés. Les compléments d'informations doivent être remis à l’organe de répartition dans les trois mois qui suivent la demande, sans quoi le dossier est classé sans suite.

Les demandes sont adressées au secrétariat, qui accuse réception et demande, si nécessaire, les informations complémentaires. Le secrétariat examine les demandes avec le président du comité, sur la base de critères formels (notamment les conditions-cadre), quant à l'opportunité d'octroi et au montant à proposer. Le comité formule un préavis à propos de chaque dossier. Celui-ci est alors présenté à la Commission plénière qui prend la décision définitive. Celle-ci sera encore présentée au Conseil d'Etat pour ratification. Il peut consister en une acceptation, un refus ou un report pour complément d'informations.

Décisions :

La notification de toute décision (positive ou négative) intervient par lettre. Cette notification précise les modalités de versement du montant octroyé, l'obligation d'en faire mention dans les comptes du bénéficiaire et de fournir les justificatifs des dépenses.
La décision n'est pas motivée et ne fait mention d'aucune voie de recours à son encontre ; d'une part, l'obtention d'un don n'est pas un droit et, d'autre part, il s'agit d'une aide ponctuelle et pas nécessairement reconductible.

Un soutien exceptionnel peut être accordé pour un événement commémoratif particulier (par exemple 10ème ou 25ème anniversaire d'une institution) ; ce soutien exceptionnel ne sera en principe pas renouvelé avant 10 ans.

Et après ?

Le soutien attribué par les Organes de répartition de la Loterie Romande ne doit pas être considéré comme une subvention ou du sponsoring, mais comme une contribution. Par contre, il est recommandé aux bénéficiaires d’en faire mention dans leurs documentations, plaquettes, programmes ou autres. Pour cela, des logos appropriés sont à la disposition des bénéficiaires

Logos